Bunt gemischt war das „Publikum“ zusammengesetzt: Männer, Frauen, Jugend, Funktionsträger, einfache Mitglieder, Schachenthusiasten und Vertreter der DSJ, DSB und Landesverbände. Den Teilnehmer/innen wurde ein vielseitiges Programm mit Workshops, Plenumsdiskussionen, einer Podiumsdiskussion und Vorträgen angeboten. Das Format setzte auf Beteiligung, gegenseitigen Information, Austausch und Diskussion. Gerade die Workshops an beiden Tagen boten dazu viel Zeit. Den Teilnehmer/innen verblieb die Wahl der eigenen thematischen Schwerpunkte. Eingeleitet wurde die Konferenz mit einem intensiven Vortrag von Dirk Schröder, der die wichtigen Themen Motivation und Förderung des Ehrenamts, Leitbilder und mediale Vermittlung des Schachsports und seiner Vereine sowie die Bedeutung der Online-Plattformen hervorhob. Der Inhalt seines Impulsreferats sollte uns das ganze Wochenende begleiten, da es zu vielen Verbindungen mit den weiteren Workshopthemen führte. Als weitere Referenten konnten Expert/innen mit Vorträgen zum Kinder- und Jugendschach, Vereinsentwicklung, Ehrenamt und Projektarbeiten (bis hin zum eigenen Vereinsheim), offene Seniorenarbeit, FSJ/Bundesfreiwilligendienst im Schachsport sowie Professionalisierung gewonnen werden.
Thematisch drehte sich die BVK um drei zentrale Punkte.
Wie gewinne und halte ich Mitglieder im Verein? Dazu kristallisierten sich die Schwerpunkte seriöse, aktive und gesellige Vereinsabende und Angebote (also nicht nur den Fokus auf den Schachsport), Anerkennungskultur für das Ehrenamt, Ansprechen aller Zielgruppen wie Kinder, Jugendliche, Schüler, Senioren und Mädchenförderung (unser größtes Defizit) sowie prägende gemeinsame Projekte, die die Mitglieder zusammenbringen.
Im Themenfeld Strukturen und Denkweisen gilt es, neue Mentalitäten zu fördern. Dazu wurde die Offenheit gegenüber kommerziellen Angeboten im Trainingsbereich und Veranstaltungsmanagement diskutiert. Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit sollte sich Schach als moderner Sport repräsentieren, unter Einschluss der Online-Medien. Diese sind auch für die interne Vereinskommunikation bedeutsam. Instrumente wie Umfragen können zur besseren Berücksichtigung der Mitgliederinteressen eingesetzt werden. Zentrales Diskussionsthema waren auch die Leitbildentwicklung zu gemeinsamen Zielen des Vereins. In der Podiumsdiskussion wurde die Verschlankung der Verbandsstrukturen auf allen Ebenen angesprochen.
Damit verbunden sind Institutionalisierung und Professionalisierung. Wie können Aktivitäten und Projekte dauerhaft gesichert werden? Dazu diente die Erörterung der Angebote zum Freiwilligen Sozialen Jahr im Sport (FSJ) und des Bundesfreiwilligendienstes. Im Bereich der formalen Abwicklung könnte der DSB Unterstützung leisten durch Vorlagen. Auch der Einsatz moderner digitaler Medien - nicht nur zum Schachsport - sondern auch zur besseren Kommunikation und mehr Beteiligung wurde angesprochen und mit Beispielen unterlegt. Im Bereich der Öffentlichkeit könnten so die Vereine auch unterstützt werden.
Garniert war die Bundesvereinskonferenz mit einem attraktiven Rahmenprogramm. GM Dr. Helmut Pfleger trug in seinen kurzweiligen, belesenen Vortrag die Geschichte und Anekdoten zum Schach vor. Karlheiz-Eisenbeiser präsentierte beim gemeinsamen Abschlussbuffet ein Kooperationsprojekt von Verband und Verein mit Myanmar. Ein soziales Projekt in einem der ärmsten Länder der Welt. Die Lasker Gesellschaft präsentierte ihre Planungen für das 150jährige Jubiläum des Geburtsjahres des Weltmeisters.
Die Veranstalter DSJ / DSB waren über die gute Resonanz und aktive Teilnahme sehr erfreut. Hier besteht ein ungeheures Potenzial an Ideen und Erfahrungen, die der DSB für seine Vereine und die Vereine für ihre Mitglieder nutzen können. In vielen persönlichen Gesprächen wurden Themen vertieft und Kontakte ausgetauscht. Man lernte auch die Sichtweisen anderer kennen. Auch die Resonanz der Teilnehmer/innen, die eine sehr aktive Rolle in den Workshops übernehmen konnten, fällt überaus positiv aus. Die Bundesvereinskonferenz hat gewirkt und einen neuen Standard gesetzt. Ihre Fortführung macht Sinn und sie sollte zu einem festen Bestandteil der Verbandsentwicklung werden. Ein Dank gilt daher den Teilnehmern für ihre aktive Mitarbeit und insbesondere den Referenten für die Ausarbeitung und Durchführung der Workshops.