Auf der Suche nach einem Ausrichter für die Wettkampfklasse Grundschulen der Deutschen Schulschach-Mannschaftsmeisterschaften (DSM WK G), sind wir dankbar für Hilfe! Wenn eine Unterkunft bekannt ist, die zur Ausschreibung passt oder es sogar Verbindungen zu einer Solchen gibt, meldet euch bitte bei uns. Erreichbar per Mail unter geschaeftsstelle@deutsche-schachjugend.de oder telefonische: 030-25092288 (Nikola Franić, bis zum 25.08.23); 030-25092291 (Leonid Löw, ab dem 28.08.23).
Ausrichtung der Deutschen Schulschach-Mannschaftsmeisterschaften 2024 der Wettkampfklasse Grundschule
Daten, Zahlen und Rahmenbedingungen für ein Angebot
Die Deutsche Schachjugend e. V. (DSJ) schreibt hiermit die Unterkunft- und Bewirtungs-leistungen der Deutschen Schulschach-Mannschaftsmeisterschaften 2024 der Wettkampfklasse Grundschule (DSM 2024 WK G) aus.
Vertragspartner
Veranstalter und zugleich Ausrichter der DSM 2024 WK G ist die DSJ, vertreten durch ihren Geschäftsführer Nikola Franić.
Es wird ein Veranstaltungsvertrag mit Abrechnungsadresse geschlossen, d.h. alle Teilnehmenden zahlen an die DSJ, die wiederum alleinige Rechnungsadresse für die Veranstaltung ist. Kommunikation und Buchung laufen ebenfalls zentral über die DSJ.
Zeitraum
Die DSM 2024 WK G soll von 5. bis 8. Mai 2024 stattfinden. Ein etwas früherer oder späterer Zeitraum gleicher Länge wäre ggf. denkbar.
Unterkunft
Die Unterbringung sollte in Einzel-, Doppel- und Mehrbettzimmern erfolgen. Es ist damit zu rechnen, dass ca. 400 Personen in Doppel- und Mehrbettzimmern sowie ca. 50 Personen in Einzelzimmern übernachten möchten. Aufbettungen der Zimmer sollten möglich sein. Es werden viele Eltern mitkommen, sodass eine Nachfrage nach Familienzimmern besteht.
Eine Aufteilung auf ein zweites Objekt in fußläufiger Entfernung ist möglich.
Verpflegung
Für alle Teilnehmenden ist Vollverpflegung vorgesehen. Die Mahlzeiten sollten in Buffetform angeboten werden, ein Bestandteil muss vegetarisch sein. Auf religiöse Wünsche ist einzugehen. Für die Kinder und Jugendlichen sind ein kostenfreies Softgetränk und Wasser anzubieten. Erwachsene zahlen ihre Getränke nach Verbrauch. Aufgrund der hohen Anzahl von Teilnehmenden ist mit Personen zu rechnen, die Allergien oder Lebensmittelunverträglichkeiten haben.
Für die drei Mahlzeiten sollte jeweils ein Zeitfenster von 1,5 – 2,5 Stunden vorgesehen werden, da die Spieldauer der Kinder und Jugendlichen unterschiedlich ist und es allen Teilnehmenden möglich sein soll, in Ruhe ihr Essen zu sich zu nehmen.
Während der Spielrunden ist in den Spielsälen für die Kinder und Jugendlichen möglichst kostenfrei Wasser zur Verfügung zu stellen.
Begleitpersonen & Organisationsteam
Da es sich um eine Grundschulmeisterschaft handelt, ist der überwiegende Großteil der Spielenden unter 12 Jahren. Die Mannschaften werden von mindestens einem Erwachsenen betreut; in der Regel der/die jeweilige Lehrer/-in. Zudem werden etliche Eltern vor Ort sein. Im letzten Jahr war das Verhältnis ca. 190 Erwachsene zu ca. 260 Kinder.
Die DSJ ist mit einem Organisationsteam von ca. 5-8 Personen vertreten. Dieses reist zum Teil bereits vor Veranstaltungsbeginn an.
Räume & Tische
Es wird angestrebt, dass in einem Saal gespielt wird. Dafür wird eine Fläche von mindestens 800 m² benötigt. Eine Aufteilung auf zwei Säle oder mehrere Räume ist möglich.
Die Tische sollten eine Größe von ca. 140 cm Länge und ca. 70 cm Tiefe haben. Bei ca. 240 Spielenden werden ca. 120 Tische benötigt. Sofern die Beinfreiheit nicht beeinträchtigt wird, können auch kleine Tische zusammengestellt werden. Ca. 5-8 weitere Tische werden im Turniersaal für Technik, das Team der Schiedsrichtenden und Getränke benötigt.
Für das Ersatzspielerturnier (ca. 50 Spielende), die Analyse der gespielten Partien und die verschiedenen Teile des Organisationsteams (Leitung, Öffentlichkeitsarbeit, Verkaufsstand, … ) sowie die Betreuer:innenbesprechung (ca. 50 Personen) werden weitere Räume benötigt.
Internet
In den Räumen des Organisationsteams wird leistungsstarkes Internet sowie im gesamten Komplex kostengünstiges WLAN benötigt.
Zeitplan
Ein möglicher Zeitplan der Veranstaltung sieht wie folgt aus:
Sonntag
bis 18:00 Uhr Anreise, Bekanntgabe der Aufstellung
17:30 – 20:30 Uhr Abendessen
ab 21:00 Uhr Nachtruhe
21:00 Uhr Betreuer:innenbesprechung
Montag
ab 7:00 Uhr Frühstück
8:30 Uhr Begrüßung aller Teilnehmenden
9:00 Uhr 1. Runde
10:30 Uhr 2. Runde
11:30 – 13:30 Uhr Mittagessen
14:00 Uhr 3. Runde
15:30 Uhr 4. Runde
17:00 Uhr Freizeit
18:00 – 20:30 Uhr Abendessen
ab 21:00 Uhr Nachtruhe
Dienstag
ab 7:00 Uhr Frühstück
9:00 Uhr 5. Runde
10:30 Uhr 6. Runde
11:30 – 13:30 Uhr Mittagessen
13:30 Uhr 7. Runde
15:30 Uhr 8. Runde
17:00 Uhr Freizeit
18:00 – 20:30 Uhr Abendessen
ab 21:00 Uhr Nachtruhe
Mittwoch
ab 7:00 Uhr Frühstück
9:00 Uhr 9. Runde
bis 10:00 Uhr Räumung der Zimmer
11:00 – 12:00 Uhr Siegerehrung
Ihr Angebot
Bitte weisen Sie in Ihrem Angebot die folgenden Punkte aus:
- Übernachtungspreise mit bzw. ohne Vollverpflegung
- Mögliche Rabatte für Grundschulkinder
- Ggf. Anzahl der Freizimmer für das Organisationsteam
- Tagesverpflegung
- Art der Verpflegung
- Aufteilung der Spielsäle
- Saal- und Raummieten
- Technik
- Extraleistungen des Hotels
- Ggf. Hotelsteuer, Kurtaxe o.ä.
- Stornokosten
Wir freuen uns auf Ihr Angebot! Bitte senden Sie dieses bis zum 31. August 2023 an die untenstehende E-Mail-Adresse.
Kontakt
Für Rückfragen steht unsere Geschäftsstelle gerne zur Verfügung.
E-Mail: geschaeftsstelle@deutsche-schachjugend.de
Telefon: 030-25092288 (Nikola Franić, bis zum 25.08.23)
030-25092291 (Leonid Löw, ab dem 28.08.23)
