Zentrale Ausrichtung der Deutschen Jugendmeisterschaften 2022-2025

Vertragspartner

Veranstalter und zugleich Ausrichter der Deutschen Jugendmeisterschaften ist die Deutsche Schachjugend (DSJ), vertreten durch ihren Geschäftsführer Nikola Franic.

Es wird zentral ein Veranstaltungsvertrag geschlossen mit einer Abrechnungsadresse. Das heißt, alle Teilnehmenden zahlen an die DSJ, diese wiederum ist alleinige Rechnungsadresse für die Veranstaltung.

Die Kommunikation läuft ebenfalls zentral über die DSJ.

Zeitraum

Die Deutschen Jugendmeisterschaften haben eine Dauer von neun Tagen (acht Übernachtungen). Der Beginn ist immer am Pfingstsamstag. Die Abreise erfolgt am Sonntag des darauffolgenden Wochenendes. Beispiel Pfingsten 2022: 04.06.2022 - 12.06.2022.

Gesucht wird ein Hotel, dass uns ein Angebot für die Jahre 2022 - 2025 zu dem jeweiligen Zeitraum machen kann.

Unterkunft

Die Unterbringung sollte in Einzel-, Doppel- und Mehrbettzimmern erfolgen. Es ist damit zu rechnen, dass ca. 800 Personen in Mehrbettzimmern übernachten möchten. Aufbettungen der Zimmer sind möglich. Insbesondere im Kinderbereich (Kika/U8) werden Eltern mitkommen und Familienzimmer

wünschen. Eine Aufteilung auf ein zweites Objekt ist nach Absprache möglich.

Verpflegung

Für alle Teilnehmer ist Vollverpflegung vorgesehen. Die Mahlzeiten sollten in Buffetform angeboten werden, ein Bestandteil muss vegetarisch sein. Auf religiöse Wünsche ist einzugehen. Für die Kinder und Jugendlichen ist ein kostenfreies Softgetränk und Wasser anzubieten. Erwachsene zahlen ihre Getränke nach Verbrauch. Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl ist mit Allergikern zu rechnen (z.B. Laktoseunverträglichkeit).

Für die drei Mahlzeiten sollte jeweils ein Zeitfenster von 2,5 – 3 Stunden vorgesehen werden, da die Spieldauer der Kinder und Jugendlichen unterschiedlich ist und allen Teilnehmenden möglich sein soll, in Ruhe ihr Essen zu sich zu nehmen.

In den Spielsälen ist für die Kinder und Jugendlichen während der Spielrunden möglichst kostenfrei Wasser zur Verfügung zu stellen.

Teilnehmer:innen/Gäste gesamt

Ohne Begrenzung der Turniere ist aus Erfahrung der Vorjahre mit einer Anzahl von ca. 1.500 Gästen zu rechnen. Davon ca. 1.200 Gäste, die zentral im Objekt übernachten. Es ist also bei acht Übernachtungen pro Person mit ca. 9.600 Übernachtungen zu kalkulieren. Bei den restlichen Teilnehmern handelt es sich um Tagesgäste, die anderweitig übernachten.

Bei einer Begrenzung der Teilnehmerzahl der offenen Turniere, ist mit entsprechend weniger Gästen zu rechnen.

Spieler:innen

Das KiKa-Turnier findet von Samstag bis Montag, die U8 von Dienstag bis Sonntag statt.

*Bei der Maximalanzahl der Teilnehmer der offenen Turniere sind wir je nach Größe ihres Hotels und ihrer Veranstaltungsräume flexibel. Mindestens eine Teilnahme von 50 Personen pro Turnier sollte möglich sein.

Begleitpersonen & Organisationsteam

Kinder bis 14 Jahre werden zumeist durch Eltern begleitet. Hinzu kommen Betreuer:innen der Landesschachjugenden. Insgesamt kommen ca. 700 Begleitpersonen mit.

Die DSJ ist mit einem Organisationsteam von ca. 45 Personen vertreten. Dieses reist zum Teil bereits am Freitag an.

Räume & Tische

Es ist angestrebt, dass die Turniere U10w-U18w + U10 – U18 und U25 A-C in einem Saal gespielt werden. Dafür wird eine Saalgröße von ca. 2.200 qm benötigt. Eine Aufteilung auf zwei Säle oder mehrere Räume ist möglich. Das KiKa-Turnier und die U8 sollen in einem eigenen Raum gespielt werden, Größe ca. 300 qm.

Die Tische sollten eine Größe von ca. 140 cm Länge und ca. 70 cm Tiefe haben. Bei ca. 750 Spielenden werden ca. 375 Tische benötigt. Bei kleineren Tischen können auch mehrere zusammengestellt werden, soweit die Beinfreiheit nicht beeinträchtigt wird.

Des Weiteren werden Räume für die Analyse der gespielten Partien und die verschiedenen Teile des Organisationsteams (Leitung, Schiedsrichterteam, Bulletin, Öffentlichkeitsarbeit) benötigt.

Internet

Benötigt wird eine leistungsstarke Internetverbindung in den Spielsälen, da aus den Sälen eine elektronische Partieübertragung ins Internet erfolgt. Zudem werden leistungsstarke Internetverbindungen in den Räumlichkeiten für die Organisationsteams benötigt sowie im gesamten Komplex kostengünstiges WLAN.

Rahmenprogramm

Benötigt werden Möglichkeiten und Räumlichkeiten für ein Rahmenprogramm mit Sport und Spiel als Ausgleichsangebot zu den Schachwettkämpfen für die Kinder und Jugendlichen.
Wir bitten hierzu um eine kurze Beschreibung der verfügbaren Indoor- und
Outdoormöglichkeiten ihrer Sport- und Aufenthaltsbereiche.

Zeitplan

Ein möglicher Zeitplan könnte wie folgt aussehen:

Sowohl an der zentralen Eröffnungsveranstaltung als auch an der zentralen Siegerehrung nehmen aus Erfahrung die meisten Gäste teil. Dafür benötigen wir einen mit Stuhlreihen ausgestatteten Saal. Dies kann auch der Spielsaal sein, sofern ein schneller Umbau gesichert werden kann.

In ihrem Angebot bitten wir die folgenden Punkte auszuweisen:

• Übernachtungspreise Vollverpflegung
• Übernachtungspreise ohne Verpflegung
• Tagesverpflegung
• Art der Verpflegung
• Aufteilung Spielsäle
• Saal/Raummieten
• Technik
• Extraleistungen vom Hotel
• Stornokosten

Wir freuen uns auf ihr Angebot!